Project Management Tools - Hulpmiddelen van projectmanagers

Efficiënt project management is een must als het gaat om succesvolle projecten. Het managen van een kleinschalig project is eenvoudig, maar het wordt echt een uitdaging wanneer de teamgrootte begint te groeien. Het gelijktijdig beheren van alle taken en mensen die bij een project betrokken zijn, kan een omslachtige zaak blijken te zijn. Dit is waarde tools voor projectmanagement komen in beeld. In dit artikel bespreek ik alles wat u moet weten voordat u uw Project Management Tools kiest.

hoe macht te doen in python

Hieronder staan ​​de onderwerpen die ik in dit artikel zal bespreken:

• Project Management Overzicht
• Hulpprogramma's voor projectbeheer
• Behoefte aan hulpmiddelen voor projectbeheer
• Beste projectbeheertools in de markt

Project Management Overzicht

'Projectmanagement is de discipline van het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten van het werk van een team om specifieke doelen te bereiken en te voldoen aan specifieke succescriteria.'

- Wikipedia

In eenvoudiger bewoordingen, is het proces van het organiseren en beheren van alle activiteiten die verband houden met een project. Het helpt bij het behereneen project vanaf het allereerste begin tot een bepaald einde, met het ideale doel om het resultaat op tijd en binnen het budget te leveren. Een goed raamwerk voor projectmanagementomvat een projectlevenscyclus en vijf grote procesgroepen voor projectmanagement. Deze procesgroepen omvatten 10 kennisgebieden en 49 processen die vaak rond dezelfde tijd op een project of met homogene inputs en outputs werken. Deze groepen zijn:

1. Initiëren: In deze procesgroep wordt de initiële scope van het project gedefinieerd en worden middelen vastgelegd.
2. Planning: In deze procesgroepeen passend detailniveau is gepland voor het project.
3. Uitvoeren: Dit procesgroepbestaat uit de processen die worden gebruikt om het werk te voltooien dat is gedefinieerd in het projectbeheerplan.
4. Monitoring en controle: Deze procesgroep omvat het volgen, beoordelen en reguleren van de prestaties van het project.
5. Sluitend: Deze procesgroep is een belangrijk onderdeel van projectmanagement, uitgevoerd om alle projectactiviteiten voor het voltooien van het project af te ronden.

U moet inmiddels begrepen hebben dat projectmanagement een langdurig proces is. Dit hele proces ligt uitsluitend op de schouders van een projectmanager. Het beheren en organiseren van een project is helemaal geen gemakkelijke taak. Als de projectmanager niet bekwaam genoeg is, is de kans groot dat uw project niet het verwachte resultaat oplevert. Tegenwoordig kiezen projectmanagers vaak voor certificeringen zoals PMP om hun bezit en expertise over het onderwerp te bewijzen. Ik heb een gedetailleerd artikel geschreven over de waarnaar u kunt verwijzen voor meer informatie.

Welnu, het concept van projectmanagement gaat terug tot het begin van de 19e eeuw, maar werd in het midden van de 20e eeuw erkend als een apart beroep. Projectmanagers begonnen met het gebruik van traditionele tools zoals pen en papier om activiteiten bij te houden waarbij alles handmatig moest gebeuren.Maar met de technologische vooruitgang gebruiken projectmanagers nu verschillende projectmanagementtools om het hele werkproces te versnellen en te vergemakkelijken.

In de volgende sectie van dit artikel zal ik je een volledig inzicht geven in wat projectmanagementtools zijn en hoe je ze kunt gebruiken.

Hulpprogramma's voor projectbeheer

Projectmanagementtools zijn in feite dehulpmiddelen die een persoon of team helpen om werk effectief te organiseren en projecten te beheren. Het kan open source of betaalde software zijn die online kan worden gekocht.

Omdat projectmanagement een complexe taak is die uit veel uitdagende activiteiten bestaat, fungeren projectmanagementtools vaak als hulpmiddel voor de projectmanagers. Er zijn verschillende soorten projectmanagementtools op de markt. Ze kunnen softwarematig geautomatiseerd of handmatig worden bediend. Als nreen enkele tool voorziet in alle projectmanagementbehoeften. Als projectmanager moet u een projectmanagementtool kiezen die het beste bij uw project en managementstijl past. Deze tools nemen niet alleen de werkdruk van de projectmanager weg, maar helpen ook bij het standaardiseren van het werk en de routine van het hele team.

Projectmanagementtools worden meestal bepaald door de verschillende aangeboden functies. Ze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

1. Planning en planning

Planning en planning zijn belangrijke kenmerken van elke projectmanagementtool. Om een ​​team op de juiste manier te beheren en te synchroniseren, is het erg belangrijk om de taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid zichtbaar en onderscheiden te houden. Een goede tool voor projectmanagement helpt u bij het moeiteloos plannen en toewijzen van taken aan uw teamleden, samen met de vervaldatums. Het zal ook helpen bij het stellen van prioriteiten en het bepalen van de deadlines. Bovendien zal het u op de hoogte stellen telkens wanneer uw project de geplande voltooiingsdatum nadert, maar uw activiteit nog niet is voltooid.

2. Communicatie en samenwerking

Communicatie en samenwerkingmet uw team binnen één tool zonder tussen verschillende schermen en software te hoeven wisselenzijn essentiële onderdelen van elk succesvol project. Alle projectbeheertools worden doorgaans geleverd met een dashboard waarop de projectmanager het team en de voortgang van het project kan volgen. Ook hebben de teamleden via het dashboard toegang tot elkaars werk. Er zijn maar weinig andere functies die een must zijn voor samenwerking in een projectmanagementtool, waaronder het delen van status, commentaar, tracking, versiegeschiedenis enz.

3. Documentatie

Het bijhouden van een handmatige documentatie kan een vermoeiende taak zijn. Zelfs als u uw best doet, is er nog steeds een kans op fouten, wat zeker geen goed nieuws is voor uw project. De tools voor projectmanagement bevatten dus vaak de functionaliteit van documentatie, waarbij eenUw projectinformatie is op één plek toegankelijk. Deze informatie kan bevattengeplande / voltooide taken, resourcegegevens, factuurgegevens enzovoort.

4. Beheer van middelen

Het optimaliseren van de middelen van een project kan de doorlooptijd en kosten van het project aanzienlijk verkorten. Zo kan een efficiënte resource management-functie binnen uw projectmanagementtool erg handig en handig zijn. Hiermee krijgt u een compleet overzicht van de totale projectkosten die verder worden opgesplitst in de kosten van verschillende resources. Deze middelen kunnen materiaal, menselijke krachten, uitgaven enz. Zijn. Dus met behulp van een projectmanagementtool kunt u deze middelen optimaliseren en alle projectprocessen effectief beheren.

5. Risico-inschatting

Risico's zijn iets dat u nooit kunt voorspellen. Door onvoorziene incidenten (een natuurramp, recessie enz.), Kunnen de taken van uw project, zoals de duur, de voortgang, deadlines, het budget, de deelnemers, enz. Worden beïnvloed. Een projectmanager moet dit soort risico's kunnen doorrekenen, maar als je een projectmanagementtool gebruikt, moet hij deze taak voor je doen. Vooral bij langdurige projecten kunnen er veel factoren zijn die hierop van invloed zijn. Met behulp van deze tools kunt u voorbereid blijven op elk risico dat op uw pad komt en dergelijke situaties nauwkeuriger aanpakken.

6. Rapportage

Voor een succesvol project moet u een volledig inzicht hebben in detekortkomingen en problemen die onmiddellijke aandacht en oplossing vereisen. Wanneer u uw projectmanagementtool kiest, moet u ervoor zorgen dat deze twee belangrijkste functies heeft: inzichtelijke rapporten en Key Performance Indicator (KPI) -dashboards. Met de juiste rapportagetools kunt u ook aanpasbare rapporten maken en alle eerder ingevoegde projectgegevens verzamelen.

7. Basislijn en schatting

Voor een project,de basislijn moet duidelijk worden gedefinieerd aan het begin van het projectplan, waarmee u de voortgang van uw project kunt meten en vergelijken. Nu moet een projectmanagementtool deze functionaliteit hebben zodat een manager een realtime stand van zaken kan vergelijken met schattingen en de afwijkingen kan analyseren. Er zijn verschillende tools op de markt die automatische basislijnopties bieden, dus kies verstandig bij het kiezen van je tool.

Behoefte aan hulpmiddelen voor projectbeheer

1. Gestandaardiseerde aanpak

De projectmanagementtools begeleiden het gehele projectontwikkelingsproces op een gestandaardiseerde manier. Met behulp van de tool, aprojectmanager kan het hele proces organiseren met sjablonen en andere supervisies. Het helpt hen om ervoor te zorgen dat de projecten verlopen zoals ze hebben gepland, zonder dat ze ontsporen.

2. Toezicht

Het bijhouden van de voortgang van het project is erg belangrijk, zeker als het van lange duur is. Projectbeheersoftware is gespecialiseerd in deze functionaliteit en de meeste bieden een real-time volgsysteem voor taken en activiteiten. Deze tools helpen bij het volgen en bewaken van verschillendefasen van een project. Ze kunnen ook voorspellen of het project in staat zal zijn om de tijdlijn te halen, in het huidige tempo. Het is dus erg handig met betrekking tot tijdige voltooiing en kostenbesparing van een project.

3. Efficiënt beheer

De projectmanagementtools geven een compleet overzicht van het project, wat een projectmanager helpt bij het afstemmen en prioriteren van de taken.Hiermee kan een projectmanager meer georganiseerd en systematisch zijn in termen van planning, planning, voortgang bijhouden, documentatie, budgetbeheer, toewijzing van middelen, risicobeheer enz. Met tools voor projectbeheer kunt u gemakkelijk binnen uw bereik blijven en de voortgang volgen.

4. Effectieve budgetplanning

Budget is een van de belangrijkste drijvende krachten achter elk project. Om een ​​succesvol en tijdig project af te leveren binnen het geschatte budget, is veel planning en controle nodig. Een projectmanagementtool moet een projectmanager helpen om uit deze hachelijke situatie te komen en een goed budget te plannen.

5. Geoptimaliseerde besluitvorming

Omdat alles op één plek beschikbaar is, leiden de tools voor projectmanagement vaak tot betere besluitvorming. Aangezien u alle real-time parameters heeft die betrekking hebben op de taak en activiteiten van het project, is debesluitvormingsproces wordt verbeterd en nauwkeurig.

6. Betere communicatie

De projectmanagementtools zorgen voor een gemakkelijke communicatietrechter, niet alleen met de interne projectleden maar ook met de externe leden, zoals klanten en belanghebbenden. Met behulp van deze tools wordt de informatiestroom duidelijk en nauwkeurig met betrekking tot elke taak of activiteit met betrekking tot het project.

7. Documenten delen

Het delen van documenten is een essentiële activiteit binnen elk project en met projectbeheertools in beeld wordt deze taak moeiteloos. Hetstelt de belanghebbenden van het project in staat om uitgebreidere documenten, wireframes, specificaties, enz. te vinden om transparantie en communicatie te garanderen.

8. Verbeterde klanttevredenheid

Met alles dat wordt gedaan binnen de gestelde scope en budget, samen met de premium kwaliteit, zullen de klanten zeker tevreden zijn.Efficiënte projectmanagementtools bieden de functionaliteiten die het mogelijk maken deze klant / leverancierrelatie voort te zetten, zelfs nadat het project is afgerond en opgeleverd.

Beste projectbeheertools op de markt

Hieronder heb ik de 10 beste tools voor projectbeheer op de markt vermeld:

1. Wrike

Wrike is krachtige online projectbeheersoftware die volledige zichtbaarheid en controle biedt over de projecttaken. Het is een bekroonde software voor online projectbeheer en helpt bij het verbeteren van de snelheid en efficiëntie van het werk in zowel co-gelokaliseerde als gedistribueerde groepen.

2. Asana

Asana is een web- en mobiele projectbeheertoepassing die is ontworpen om teams te helpen volg hun werk. Het is eenvoudig om aan de slag te gaan, maar krachtig genoeg om uw hele bedrijf te runnen. Het biedt tal van functies die uw organisatie kunnen helpen en het werk kunnen volgen op een manier die past bij de workflow van elk team door transparantie en duidelijkheid te bieden aan teamgenoten.

3. Trello

Trello is een webgebaseerde projectbeheertoepassing ontwikkeld doorMist KreekSoftware enismomenteel eigendom van Atlassian. Van startups tot Fortune 500-bedrijven, Trello biedt de visuele maniervoor teams om samen te werken aan elk project. Het is ongelooflijk flexibel en gemakkelijk te gebruiken. Het houdt elk detail bij, of het nu een grote foto of een klein detail is met behulp van kanban-stijlbeheer.

4. JIRA

JIRA is een projectbeheertool die in de volksmond wordt gebruikt voor het opsporen van fouten en het volgen van problemen.Met JIRA youkan gemakkelijk uw flexibele softwareontwikkelingsprojecten plannen, volgen en beheren door uw workflow en teamsamenwerking aan te passen. Het biedt speciale functies voor agile softwareontwikkeling die de teams helpt om gefocust te blijven op het leveren van iteratieve en incrementele waarde, zo snel mogelijk, met aanpasbare scrumborden.

5. Basiskamp

Basiskamp is een realtime communicatietool die teams helpt om op dezelfde lijn te blijven en isminder voor traditionele projectmanagementtaken. Het is een betrouwbare service die een eenvoudige installatie en een korte leertijd biedt. Samen met de takenlijsten, agenda's, vervaldatums en functies voor het delen van bestanden wordt het bijhouden van prioriteiten en actiegerichte items eenvoudiger.

6. Zoho

Zoho is gratis online projectbeheersoftware waarmee u uw zakelijke projecten productiever kunt maken en binnen een bepaald tijdsbestek kunt afronden. Met Zoho kunt u een diepgaand inzicht krijgen metgrafieken en rapporten terwijl u naadloos samenwerkt met uw team, klanten, leveranciers of consultants.

7. Podium

Podium is een cloudgebaseerde samenwerkingsservice die wordt aangedreven door Citrix.Hetis een tool voor sociale samenwerking waarmee men applicaties kan bouwen en werkruimten kan opzetten om de gewenste workflows te ondersteunen en effectiever te worden. Het is de perfecte tool om de samenwerking te verbeteren, omdat je hiermee in contact kunt komen met collega's via een intern sociaal netwerk en chat.

8. FreedCamp

Freedcamp is een webgebaseerde tool voor projectbeheer en een organisatiesysteem. Het kan worden gebruikt door eenenkele of meerdere gebruikers die samenwerken via cloud computing. Het is een ideale tool voor die mensen en bedrijven die controle willen houden over hun projecten, middelen, budget, tijd enz.Freedcamp helpt je vooral bij het verbeteren van je workflow, het bepalen van je doelen en het behalen van je doelen binnen de gestelde tijd en budget.

9. Scoro

Scoro is een uitgebreide oplossing die alle functies integreert die nodig zijn in alle projectbeheersoftware. Met Scoro kunt u uw hele bedrijf op één plek beheren, d.w.z. het verenigt uw ongelijksoortige systemen en talloze spreadsheets in één enkele tool. Het is in feite een software-as-a-service-oplossing voor professionele en creatieve diensten.

10. Microsoft Project

Ms project is een projectportfoliomanagementtool van Microsoft. Het biedt cloud-gebaseerden on-premise opties. Het biedt ook de geïntegreerde planningstools die helpen bij het organiseren en bijhouden van projecten, inclusief dagelijkse taken en algemene leiding.

Dit waren de top 10 tools op de markt. Er zijn meer tools op de markt die in verschillende domeinen worden gebruikt. Hiermee sluit ik dit artikel over projectmanagementtools af. Ik hoop dat het heeft geholpen om waarde toe te voegen aan uw kennis. Voordat u met uw project begint, kunt u verwijzen naar mijn artikel.

Als je dit artikel hebt gevonden over “Project Management Tools ' relevant, bekijk de door Edureka, een vertrouwd online leerbedrijf met een netwerk van meer dan 250.000 tevreden leerlingen verspreid over de hele wereld.

Heeft u een vraag voor ons? Vermeld het in het opmerkingengedeelte en we nemen contact met u op.